KOMMUNENS KONSULTUPPLÄGG KAN BRYTA MOT LAGEN

Går det upphandla äpplen, men handla päron? Eller: går det upphandla ett ledarskapsprogram, men handla separata konsulttimmar?

Svaret är ja – så till vida att följande villkor för den så kallade optionsklausulen är uppfyllda (källa Upphandlingsmyndigheten):

• har angetts i något av upphandlingsdokumenten i den ursprungliga upphandlingen,
• klart, exakt och entydigt beskriver under vilka förutsättningar den kan tillämpas, och
• anger omfattningen och arten av ändringarna som kan komma att göras.

En mening på 31 sidor 

Vimmerby kommuns senaste upphandling av ledarskapsprogrammet, från 2020, är på 31 sidor. Där finns enorma mängder information om kommunens mångåriga ledarskapsprogram, vilka krav som ställs på konsulten och om hur själva upphandlingen går till.

När det gäller inköp av separata konsulttimmar berörs de av en enda mening över de 31 sidorna:

”Utöver detta vill Beställaren även ha möjlighet att köpa separata konsulttimmar, exempelvis som stöd vid organisationsutveckling.”

Det står ingenting om när inköp som är utanför ledarskapsprogrammet ska genomföras eller någonting om omfattningen.

Köpte konsulttimmar på 2,1 miljoner

Vår granskning för en tid sedan visar att det är de separata konsulttimmarna som kommunen handlar mest. Under de 18 månader vi tittade på spenderade kommunen 3,8 miljoner kronor genom inköp från det enda företag som lämnade anbud i upphandlingen.

2,1 miljoner – eller 55 procent – rör inköp av separata konsulttjänster med i bästa fall tveksam och i sämsta fall ingen koppling till ledarskapsprogrammet. Det handlar främst om olika typer av handledning. Totalt handlar det om cirka tre inköp per vecka under den tid vi undersökt: oktober 2021-maj 2023. Hur fördelningen sett ut under hela upphandlingen har vi ännu inte haft möjlighet att undersöka. 

– Huruvida en upphandling följer lagen måste alltid laglighetsprövas och vi kommenterar inte enskilda ärenden, men generellt kan vi säga att man får gå utanför en upphandling om villkoren för det är tydligt fastställda i upphandlingsdokumenten, säger Victoria Westergren, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten.

Hur tydligt ska det vara?

– Omfattningen av optionsklausul och när den kan tillämpas ska vara tydligt, men vad som menas med tydligt avgörs av rättstillämpningen.

I det här fallet står det ingenting om omfattningen?

– Då kan det strida mot öppenhetsprincipen. Det kan ju vara så att det finns leverantörer som enbart räknat på den fasta delen och därmed inte väljer att lämna anbud. 

42 organisationer valde att ladda ned upphandlingsdokumentet när kommunen gick ut med upphandlingen 2020. Bara ett valde att lägga anbud. Inte heller i upphandlingarna av ledarskapsprogrammet 2012 och 2016 har något annat företag lämnat anbud.

Tillämpningen har aldrig utretts

I vår granskning 2021 fick upphandlingen stenhård kritik för brister i proportionalitetsprincipen av flera av de aktörer som laddade ned handlingarna som rörde upphandlingen. Flera menade att kraven på konsulten var skräddarsydda efter kommunens tidigare leverantör på området, Erica Grawé.

I samma granskning menade flera källor nära Carolina Leijonram att Grawé hade ett mycket nära band med kommundirektören Carolina Leijonram. Vår granskning visade att Leijonram i olika roller anlitat Grawé sedan mitten av 00-talet. 

Vimmerby kommun har alltid hävdat att upphandlingen följt lagen. Efter den omfattande kritiken 2021 beställde kommunen en granskning av upphandlingen med slutsatsen att upphandlingen följde kommunens policy på området.

Konsultuppdraget begränsades kraftigt. Kommunen sa nej till en rimlighetsbedömning av de så kallade ska-kraven, sa nej till en e-postgranskning för att undersöka eventuell otillåten korrespondens, sa nej till en IT-forensisk granskning av mobiltelefon i syfte att ”identifiera om personliga relationer föreligger”.

Konsultföretagets skickade med tre rekommendationer om ytterligare granskning av ledarskapsprogrammet. Det sa den politiska ledningen också nej till. 

Någon granskning av hur upphandlingen har tillämpats har aldrig gjorts.

Vår senaste del i granskningen kan du läsa här. 

Hur Marie Halldén, som representerade kommunen i senaste upphandlingen, ser på förfarandet kan du läsa om här.