Den 16 december mottog Vimmerby kommun en faktura på totalt 89 000 kronor från Erica Grawé – konsulten som i över tio år lett kommunens ledarutvecklingsprogram och som flera insatta personer menar har en djup relation med kommundirektören Carolina Leijonram.
Vi har under senaste tiden undersökt hur kommunen tillämpar den av många totalsågade upphandlingen och kunnat visa att den används till otroligt mycket mer än just ledarutvecklingsprogrammet. Faktum är att kommunen lägger mer på konsulttjänster som köps av Grawé än själva upphandlingsprogrammet.
Konsultjänsterna har inte upphandlats separat utan nämns i förbifarten i upphandlingen av ledarskapsprogrammet. . Mer om upplägget berättade vi om i den här artikeln.
Fakturan i december avser fyra utvecklingsdagar med Grawés listpris på 19 000 kronor per dag, totalt 76 000 kronor. Utöver det har Halldén även köpt tio SDI-kartläggningar á 1 300 kronor styck. SDI är en typ av personlighetstest.
När vi efterfrågar dokumentation av både själva inköpet och utbildningsdagarna är svaret tomt. Det verkar helt enkelt inte finnas. Kommunen har betalat i förskott och den första av de fyra dagarna genomfördes den 1 juni på Västerviks Stadshotell.
Lämnar inte ut någon dokumentation
Enligt Halldén gjordes inköpet muntligen.
”Jag tog beslutet i samråd med kommunens ledningsgrupp”, skriver hon i ett mejl till DV.
Hur många deltog på utvecklingsdagarna?
”Utvecklingsdagarna pågår och är ett erbjudande till chefer som har medarbetare som tränar sitt ledarskap. De är i aktivt skede och att det pågår olika program och aktiviteter.”
Var arrangerades utvecklingsdagarna?
”På Västerviks stadshotell.”
Vad är syftet?
”Syftet är att stärka ledarskapet, dvs HUR vi bäst leder till uppsatta mål. Yttersta avsikten är att alltid värna om kommunens interna arbetsmiljö och därigenom stärka förutsättningarna för en god extern service gentemot medborgare och kommunens övriga intressenter.”
Har Vimmerby kommun råd med den typen av konferenser just nu?
”Vimmerby kommun har en noggrant övervägd budget och genomför inköp och konferenser i linje med våra resurser och behov.”
Skickade samma svar två gånger
Efter att vi upprepade gånger bett Halldén om dokumentation utan resultat skriver vi såhär i ett mejl:
”Jag begär alltså, i enlighet med offentlighetsprincipen, ut dokument som visar beslut för den satsningen, beställning av satsningen, dokumentation och schema över aktiviteterna dessa fyra dagar och samtliga fakturor som är kopplade till den satsningen (ex. hotell, mat, traktamenten och så vidare). Om dessa handlingar inte finns får du gärna meddela det, alternativt hänvisa mig till en annan person”.
Svaret vi får är följande:
”Beställningen av det arbete eller projekt som faktura 13165 är kopplad till har gjorts muntligen, liksom flera andra beställningar. Vi beställde fyra dagars aktiviteter baserat på de medel som hade avsatts för en specifik arbetsmiljösatsning. En dag har redan genomförts, och tre återstår. Samtliga fyra tillfällen är dagkonferenser. Var vi fortsättningsvis ska vara har vi inte tagit ställning till än.”
För att få svar och kunna ställa fler frågor om inköpet vänder vi oss till kommunikationschefen Simon Roth och ber om en intervju med någon som kan svara på frågor runt inköpet och föreslår Halldéns enda chef, kommundirektören Carolina Leijonram. Efter en stund återkommer Roth med beskedet att det är Marie Halldén som svarar på frågor i ärendet och att hon gör det på det sätt hon önskar – alltså via mejl.
Samma dag, den 16 juni, kommer ett nytt mejl från Marie Halldén:
”Här kommer svaret på din fråga om fakturan 13165, som jag också skickade det till er den 2 juni. Beställningen av det arbete eller projekt som faktura 13165 är kopplad till har gjorts muntligen, liksom flera andra beställningar. Vi beställde fyra dagars aktiviteter baserat på de medel som hade avsatts för en specifik arbetsmiljösatsning. En dag har redan genomförts, och tre återstår. Samtliga fyra tillfällen är dagkonferenser. Var vi fortsättningsvis ska vara har vi inte tagit ställning till än.”
Alltså exakt samma ”svar” som två veckor tidigare. Cirkeln sluten, tillbaka på den absoluta nollpunkten.
Vi svarar såhär: ”Men du bekräftar att det inte finns några dokument? Det måste vara två veckor sedan jag efterfrågade det nu”.
Halldén: ”Som tidigare sagt så gjordes en muntlig beställning via kommunledningen. Fakturan är betald i sin helhet, men endast delvis nyttjad motsvarande dagar, en dag av fyra. Den dagen var förlagd till Västerviks stadshotell 1/6 2023. Vi inväntar fortfarande fakturan.”
"Förväntas ha ett adekvat underlag"
När vi tittar på kommunens regelverk är det tydligt att HR-chefens agerande tydligt strider mot beslutade riktlinjer. I kommunens policy och riktlinjer för representation och gåvor ställs det mycket tydliga krav på dokumentation vid interna konferenser. Totalt handlar det om sju punkter där redovisningsunderlaget bland annat ska innehålla programmets innehåll, syftet och namn på samtliga deltagare.
Inget av det verkar finnas, åtminstone får vi inte ut någon dokumentation från den person som själv beställt inköpet och som står som referens på fakturan.
Kommunikationschefen Simon Roth skriver såhär när det gäller kraven på dokumentation:
”Tjänstepersonen förväntas ha ett adekvat underlag för sitt beslut och ska följa lagar och regler vad gäller underlagen."
Huruvida utbildningsdagarna är att betrakta som en del av ledarskapsprogrammet eller inte är en annan fråga. Klart är att dessa dagar inte är beskrivna i varken kommunens upphandling eller i Erica Grawés anbud. De står alltså utanför själva ledarskapsprogrammet som är mycket noga planerat och omskrivet.
Genom upphandlings formulering "Utöver detta vill Beställaren även ha möjlighet att köpa separata konsulttimmar, exempelvis som stöd vid organisationsutveckling" i stort sett friskrivit sig att använda Grawé till vad som helst – ett upplägg som en expert på Upphandlingsmyndigheten menar kan vara olagligt.
Är ett inköp på 76 000 "separata konsulttimmar"?
Om inköpet skulle bedömas ligga utanför vad som upphandlats säger regelverket att alla inköp mellan 10 001 kronor och 100 000 kronor noga ska dokumenteras och kontakt ska tas med minst tre olika aktörer.
När all fakta kommit på bordet bad vi återigen om intervjuer med både kommundirektören Carolina Leijonram och HR-chefen Marie Halldén, men hänvisades till mailkorrespondens med Halldén (Leijonram har semester).
Är dessa 76 000 kronor och fyra utbildningsdagar att betrakta som separata konsulttimmar?
"Dessa fyra tillfällen är en del av ledarutvecklingsprogrammets koncept. Separata timmar visst, givet att de ligger utanför basprogrammet. Den redan genomförda dagen avser strateger/experter inom olika förvaltningar. Liknande tillfällen har också avropats gällande t ex fackliga representanter och den politiska ledningen."
Hur ser du på rimligheten att göra den typen av avrop från en upphandling som gäller en helt annan sak?
"Jag ser som sagt att uppdraget ligger inom ramen för ledarutvecklingsprogrammets koncept. Vi använder partnersamverkan i relation till såväl Avonova som Arbetscoaching. I båda dessa avtal finns dessutom möjlighet till köp av konsulttimmar."
Varför genomförde du inte en egen direktupphandling, med kommunens krav på att ta in priser från minst tre olika leverantörer som grund för inköp mellan 10 001 och 100 000 kronor?
"Se ovan."
Varför har du inte kunnat visa någon dokumentation över vare sig själva inköpet eller innehållet i den utbildningsdag som genomförts?
"Inköpet gjordes efter muntlig förankring i kommunledningen. Innehållet gäller tillägg av SDI."
Som jag förstår det strider detta mot era egna riktlinjer. Varför följer du, som kommunens näst högsta tjänsteperson, inte gällande riktlinjer?
"Inköpet har skett i enlighet med våra riktlinjer."
Vad tycker du att det sänder för signaler, att du i rådande ekonomiska läge gör ett inköp på 76 000 utan någon som helst dokumentation?
"Vi jobbar behovsanpassat och i linje med en helhet. Beslutet är förankrat i kommunledningen. I detta fall följer vi planen för det ledarutvecklingsprogram som upphandlats."
Därefter ställer vi följande följdfrågor:
- "Vilken del av upphandlingen och dess formuleringar menar du inbegriper detta inköp?
- Oavsett upphandlingen – varför finns det inget dokument som visar att du köpt något och vad du köpt för 76 000 kronor? Varför har du inget underlag?
- På vilket sätt menar du att din hantering av denna sammankomst överensstämmer med följande krav (hämtat från er policy)?
9. Krav på redovisningsunderlag
Redovisningsunderlaget för representation, interna kurser och konferenser med mer ska innehålla uppgifter om:
1. datum för representationstillfället
2. syftet med representationen
3. namn på samtliga deltagare
4. namn på organisationer som gästerna företräder
5. bifoga gärna program
6. till faktura eller begäran om ersättning för utlägg ska kvitto i original bifogas
7. faktura/restaurangnota ska innehålla specificerade uppgifter om mat och dryck
Det är exakt den typen av dokumentation jag efterfrågat, gång på gång, men utan resultat. Varför saknas det? Varför följer du inte riktlinjerna?"
Marie Halldén skickar över fakturan från Västerviks Stadshotell och svarar såhär:
"Jag menar att jag redan svarat på dina frågor och kommer därför inte lämna ytterligare kommentarer."