Upphandlingen avsåg mark- och exploateringstjänster och skedde under våren 2023. Uppdragen omfattar handläggning av olika typer av mark- och exploateringsfrågor och den upphandlande konsulten skulle företräda kommunen som mark- och exploateringsingenjör i möten med interna avdelningar, medborgare, näringsliv och byggherrar.
MEXL, ett företag som framför allt är verksamma i västra Sverige, har lång erfarenhet av upphandlingar med kommuner.
– Vi har funnits i 15 år och har verksamhet i stora delar av västra Sverige. Vi har ingått många ramavtal under 15 års tid, men har aldrig varit med om det som har hänt här, säger grundaren och ägaren Marcus Larsson.
Nu ville man ta sig in i den här delen av Sverige och lämnade ett anbud i upphandlingen. Ramavtalets värde beräknades till 400 000 kronor per år. För hela avtalsperioden var taket 2,2 miljoner kronor. Kommunens avsikt var att teckna ramavtal under två år med möjlighet till förlängning på ytterligare två plusår.
Avtal skulle tecknas med de ekonomiskt sett två mest fördelaktiga anbuden. Bedömningen skulle ske utifrån tilldelningsgrunden "bästa förhållandet mellan pris och kvalitet". Totalt fyra anbud inkom varav tre var kvalificerade.
Två leverantörer valdes ut och MEXL rangordnades som nummer två efter en annan leverantör. Själva förfrågningsunderlaget eller upphandlingsförfarandet är MEXL inte kritiska mot.
"Mycket häpnadsväckande"
Däremot anser att man kommunen skött upphandlingen efter anbudstidens utgång på ett "mycket häpnadsväckande sätt".
MEXL menar att kommunen erbjudit det företag som vann upphandlingen med mycket liten marginal att i efterhand justera sitt pris. Företaget som vann upphandlingen har tidigare utfört uppdrag åt kommunen.
Efter att anbudstiden gått ut fick MEXL ett meddelande om att man skulle förtydliga det pris man hade lämnat i sitt anbud kring resekostnaden. Den 21 februari hade företaget fått veta att priset för resekostnader kunde anses vara onormalt lågt. MEXL lämnade då in en förklaring till kommunen om att man hade en mycket god ekonomisk ställning och ville etablera sig på en ny marknad.
I det läget fick MEXL inte något erbjudande att justera sitt anbud – vilket man menar att den andra anbudsgivaren fick. Den 7 mars skickades ett mejl till det andra företaget, där det framgick att det fanns möjlighet att förhandla.
"Därför erbjuds du, om du vill, justera det pris du har lämnat för resekostnader. Tacksam för skyndsamt svar, dock senast torsdagen den 9 mars", stod det i mejlet.
I ett mejlsvar, någon timme senare, meddelade det andra vinnande företaget att man justerade sitt pris för resekostnaden.
– Jag har aldrig varit med om det som har hänt här. Efter anbudstidens utgång låter man en leverantör förhandla med priserna, så att man kan bli billigast. Vi påtalar att det här inte är okej naturligtvis. Vem som helst vet att man inte kan göra så. Man kan inte bara fråga en part om de vill sänka priset, säger Marcus Larsson.
Kristin Spindel, affärsområdeschef på MEXL, säger att det här givevis varit utslagsgivande.
– En aktör har fått möjlighet att justera sin resekostnad. Det har förstås gett utslag på resultatet. Man har ställt frågor till oss om våra resekostnader och vi har lämnat en förklaring, därefter har man vänt sig till den andra aktören och frågat om han vill justera sitt pris. Det reagerar vi på eftersom vi inte fått möjligheten att förhandla. För oss blir det väldigt märkligt och det är inget normalt förfarande.
"Aldrig sett något liknande"
Marcus Larsson går så långt att han säger att han aldrig sett något liknande trots att han säkert genomfört ett par hundra upphandlingar.
– Jag har jobbat med LOU (Lagen om offentlig upphandling) tidigare och upphandlat åt kommuner. Men det här har jag aldrig sett tidigare. Det är väldigt tråkigt och tydligt att man ville ha den andra aktören som etta. Man känner väl honom sedan tidigare. Har man ringt och sagt: "Lägg dig här så vinner du"? Man förstår att folk känner varandra, men det är inte så det får gå till. Här kommer det en ny leverantör tre timmar bort. Det blir så genomskinligt och jag förstår inte att de vågar. Effekten blir, när det går till så här, att vi slutar lämna anbud i dessa kommuner, säger han och fortsätter:
– Jag har läst att man har få anbud och att man vill få fler. Det är klart att man får få anbud när man agerar på det här sättet! Man har väl en gemensam upphandlingscentral för flera kommuner, så det här drabbar ju ett flertal kommuner. Vad händer om någon börjar gräva lite i det här? Vad händer i de här kommunerna egentligen?
Den 20 mars kom tilldelningsbeslutet där det framgick att den andra aktören och MEXL tilldelades ramavtalet. MEXL rangordnades som nummer två. MEXL har fått ut flera uppgifter från kommunen, men däremot har kommunen beslutat att sekretessmarkera alla priser som rör det vinnande företaget. Detta eftersom det andra företaget anser sig kunna lida skada om uppgiften offentliggörs, då den innehåller affärskritisk information.
– Det andra företaget är säkert en jättebra aktör, men det är tråkigt att det får gå till så här i Sverige 2023. Det är viktigt att man är neutrala. Här bäddar man för få leverantörer samt få och dyra anbud. Det är slöseri med både tid och resurser för oss. Vi kommer ju få ut det andra företagets priser till slut, även om det kanske dröjer ett år. Men förr eller senare kommer sanningen fram, säger Marcus Larsson.
Avbröt hela upphandlingen
Efter att MEXL uppmärksammat hur kommunen hanterat upphandlingen efter den 20 mars tog man kontakt med kommunen. Företaget påtalade att kommunen borde göra om utvärderingen och i stället utvärdera upphandlingen på lämnade priser i anbudet.
– Precis så som framgick att utvärdering skulle ske enligt upphandlingen. Att vi uppmärksammade det här berodde på att vi efterfrågade priserna. Vi ville dubbelkolla så man inte räknat fel och säkerställa det hela. Det var då vi fick se att den andra aktören justerat sitt pris.
Då valde kommunen, den 29 mars, att meddela att man avbryter upphandlingen.
"Vimmerby kommun tar tillbaka tidigare meddelad tilldelning och avbryter upphandlingen. Skäl för avbrytande är brister i underlaget gällande möjligheten till förhandling med anbudsgivare efter det att anbud har lämnats in. Vimmerby kommun har för avsikt att annonsera upphandlingen på nytt", skrev man i sin förklaring.
– Att avbryta upphandlingen i stället för att ta tillbaka utvärderingsbesluten när vi hade synpunkter är mycket märkligt. Det som hade varit enkelt är att ta tillbaka tilldelningsbeslutet och utvärderat de anbud som lämnats. Deras argument var att de inte varit så tydliga med att de inte tänkt förhandla. Det är rätt ovanligt för den här typen av tjänster att avbryta alltihop i stället för att göra om och göra rätt. Det ska gå ut på en ny upphandling, men det är ingen idé för oss ens.
Valt att gå till förvaltningsrätten
MEXL har nu valt att överklaga kommunens beslut att avbryta upphandlingen till förvaltningsrätten. Deras yrkande är att förvaltningsrätten förpliktigar kommunen att fullfölja upphandlingen och att en ny utvärdering ska ske utifrån de ursprungliga anbuden. Som grund för sitt yrkande anför man att Vimmerby kommun brutit mot lagen om offentlig upphandling.
– Vi försöker överpröva det här nu. Det är svårt med förvaltningsrätten och de är möjligt att de hade rätt att avbryta vid det läget, men felet är från första början. När man inte fick den leverantör man ville ha så fick de komma in med ett nytt pris. Det här är något som sitter i väggarna där tror vi. Jag tror alla förstår att det här inte har gått rätt till och vi känner att vi måste statuera ett exempel. Vi har aldrig sett något liknande och kan bara inte släppa det här, säger Kristin Spindel.
– Vi hoppas att vinna det här såklart, men lär inte få ett enda uppdrag här sedan. Det verkar man inte få om man inte är kompis med tjänstemännen. Vi ligger rätt långt från Vimmerby, så då är det svårt. Det är väldigt tveksamt om vi kommer engagera oss i de här trakterna framöver. Det är synd, för alla leverantörer här tycker att vi är grymma. Vi har 50 medarbetare och våra beställare tycker att vi gör ett riktigt bra jobb, men här får vi inte chansen. Det är tur att det inte är ett vanligt förfarande, säger Marcus Larsson avslutande.
HÄR kan du läsa hur kommunen ser på den hårda kritiken.