DEL TRE: Nämnderna som aldrig håller budget

Om vi pratar skolan, vad är det som gör att det är så svårt att få ihop budgeten?

– Det är många saker. Demografin förändras ganska kraftigt om vi ser till skolstrukturen som nu är aktuell att diskutera, så har vi 700 lediga platser i våra skollokaler. Därför diskuterar man en förändrad skolstruktur just nu inom barn- och utbildning.

Man skulle förändrat då, 2015, då dagens ledare i majoriteten var i opposition, och ordnade demonstrationer och folkomröstning och inte alls såg problemen. Ser man problemen nu alltså?

– Det är en politisk fråga, vill inte lägga mig i den. 

Men hade man haft den här problematiken inom skolstrukturen då?

– Läget hade varit annorlunda, men det är som sagt en politisk fråga jag inte vill kommentera.

Finns det inget annat sätt än att ha så många chefer och ledare inom skolan?

– Det kanske det finns men jag har fullt förtroende för att förvaltningen i så fall hittar bättre sätt att göra det på. Det är därför man utreder och ger förslag till den politiska ledningen.

Är skolorganisationen på chef/ledarsidan överdimensionerad?

– När det gäller hur våra grunduppdrag ska organiseras så finns en nämndsstruktur i kommunen med tillhörande förvaltning. De har bäst kunskap om hur verksamheten ska organiseras. Jag i min roll fungerar som bollplank utifrån att jag mer har en generell helhetsbild över läget i kommunen samt att andra verksamheter påverkas vid eventuella förändringar. Förvaltningscheferna och jag har individuella möten varje månad där vi tillsammans följer utvecklingen. Vi kan inte jobba i stuprör. Den politiska ledningen och jag håller varandra uppdaterade varje vecka.

Med all kompetens kommunen har, bland chefer och medarbetare, varför tar ni in konsulter?

– Vi behöver ta in extern kompetens ibland. Det kan handla om att det uppstår glapp mellan anställningar, arbetsanhopning eller att särskild expertkompetens krävs. När behov uppstår följer vi gällande regelverk. I min roll som kommundirektör gör jag själv inga egna upphandlingar utan det sker på respektive ansvarig avdelning/förvaltning/bolag tillsammans med upphandlingsenheten i Västervik.

Du tänker på ledarskapsprogrammet?

– Ja, bland annat. Jag formulerar inte uppdraget, annonserar eller intervjuar och tillsätter konsulter. Det gör HR-avdelningen när det gäller just ledarskapsdelen. 

Hur värderar ni offerten?

– Jag själv finns inte med när värdering sker, upphandlingsenheten i Västervik som vi har med fem andra kommuner gör det. Vi försöker alltid göra rätt. Om något visar sig ha blivit fel är vår absoluta ambition att vi ska rätta till de brister som framkommer.

Ledarskapsprogrammet har diskuterats i DV, framförallt upphandlingen där kommunen också lagt 100.000 kronor på en extern utredare som fick i uppdrag att kontrollera om något gjorts fel.

 – Ja, och denne utredare kom fram till att allt gått rätt till. Bakgrunden är: när jag anställdes så fanns tydliga uppdrag från den politiska ledningen, du Micael blev ju kommunalråd det året och var också med i inriktningsbeslutet kring att modernisera
ledarskapet i kommunen. Jag bar med mig mina kunskaper/erfarenheter och tankar in i kommunen. Med de erfarenheterna specificerade jag givetvis det jag önskade skulle upphandlas, vad jag såg för behov. Efter det har jag inte deltagit i själva
upphandlingen. Det har alltid varit och är HR:s ansvar att upphandla utifrån behov som föreligger inom hela området Human Resource. Beslut om tilldelning av ledarskapsprogrammet fattas av kommunstyrelsen. Ansvar för upphandlingar sköts av ansvarig avdelning/förvaltning/bolag med stöd av upphandlingsenheten i Västervik som lotsar så allt ska gå rätt och lagenligt till.

Deltar även helt nyanställda chefer i konsultens ”utbildning”,  typ ledarskapsutvecklingen?

– Ja, när man blir anställd anmäls man och kommer med i planeringen för kommande program.

Ska de inte anses kunna sitt chefsjobb som de nyss fått, utan att behöva gå en ledarskapsutbildning direkt?

– Varje jobb har sina speciella förutsättningar, precis som varje individs kompetens. I vårt ledarskapsprogram finns många aspekter som både nya och erfarna chefer behöver ta till sig. Vi kan prata om kommunens DNA, och om det sätt vi strategiskt arbetar som ledare i Vimmerby. Det är en sak att på utbildning ta till sig teorier, en helt annan sak att i verkligheten få ansvar för att leda och hantera alla tänkbara situationer som uppstår som arbetsplatskonflikter, ohälsa, drogproblem med mera. Om man inte som ny, eller för den delen, erfaren chef, får stöd riskeras ofta den egna hälsan.

– Vi vill vara en god arbetsgivare för alla våra medarbetare och då inklusive våra chefer. Jag får ofta mycket positiv feedback på vårt sätt att hålla i våra ledarskapsprogram och vår ledarskapsträning. Man ska veta att när vi började var vi tidiga. Idag vet jag inte någon kommun/region som inte planerar eller genomför liknande insatser. I mina kontakter med det privata näringslivet så vet jag att det också sker där. Om jag ska säga något som skiljer ut sig från vad man kanske gör på andra håll så är det att vi tänker helhet - politisk ledning, fackliga aktörer och samtliga chefer och nu också alla medarbetare.

Ska man inte variera sig, typ ta in en annan konsult?

– Jag har inga synpunkter på det. Vi vill ha ett jobb utfört och upphandlingsenheten och HR-enheten sköter den frågan helt.

Varför utbildar vi ledare när de går till andra kommuner sedan? Finns det någon payback?

– Nej, vi kan inte skriva ett avtal att de ska vara kvar hos oss efter utbildningen. Det håller inte.

Är det inte billigare att betala bra från början och få expertkunskap, än att betala ”överlön av konkurrensskäl” till en person med bristande kunskaper?

– Jo det försöker vi. Vi ger inga överlöner, vi betalar efter den kompetens vi får och tjänsten är satt efter den kompetens vi behöver. Sedan vet vi vikten av att alla nyanställda behöver en bra introduktion och vägledning den första tiden.

Är utbildning en privat angelägenhet att betala eller ska arbetsgivaren stå för det?

– Både och givetvis. Men det pratar om man i individuella utvecklingssamtal.

Är ni rädda att mista folk?

– Ja, det finns alltid med i bilden. Att rekrytera nya medarbetare är dyrt. Utifrån en massa olika aspekter är det bättre att få behålla våra medarbetare. Just därför är det viktigt att vi är attraktiva, att vi har ett positivt och tydligt DNA i vår verksamhet som medarbetare kan ta till sig och jobba efter. Det handlar exempelvis om vår vision, värdegrund, ledarpolicy, arbetsmiljöpolicy med mer. Nu ska vi arbeta vidare med konceptet "utvecklande medarbetarskap”, det är egentligen bättre än att prata ”utvecklande ledarskap” för då kan man få om bakfoten att det bara rör chefer. Vi är alla medarbetare, det är därför bättre att utgå från “Utvecklande medarbetarskap” som står för vikten av allas engagemang, ansvarstagande och förmåga till att samverka som är framgångsfaktorer för såväl individer som att organisationen har förmåga till ständig utveckling.

Är det ingen som är överkvalificerad, som ni inte ska anställa?

– De problemen har vi inte varit utsatta för i någon större utsträckning. Märker vi att någon medarbetare har ytterligare potential så ska vi verkligen försöka ta tillvara på den.

Tror du att allmänheten förstår/har insikt i allt kommunen gör?

– Nej, det tror jag inte och det kan vi heller inte förvänta oss. Som invånare är man i olika livsfaser och olika frågor engagerar olika mycket under livets gång. Vi har så många olika delar inom kommunkoncernen där vi försöker få till största möjliga samsyn inom politik och förvaltning. Det är inte ens lätt att överblicka ens om man finns i en sådan funktion.

Om inte, varför ökar ni inte informationen inom exempelvis socialen?

– Jag tror och vet om att det är ett område där vi kan bli mycket bättre. Intern och extern kommunikation är otroligt viktigt.

Om vi tittar på den andra stora förvaltningen, socialförvaltningen, som heller aldrig klarar sig med budgeterade medel.  Jobbar de på samma sätt?

– Ja, de utreder och analyserar och ger förslag på effektiviseringar och förbättringar.

Är integrationen ett problem?

– Det är en politisk fråga, vi har att hantera den verklighet vi har

Icke svenskkunniga inom äldreomsorgen, är det en verklighet ni inte kan ändra?

– De medarbetare vi har inom äldreomsorgen ska kunna svenska på en viss nivå, men de blir sällan lika bra i språket som en som redan från början har svenska som modersmål. Vi har därför språkstöd och hjälper medarbetarna att utveckla sin språkkunskaper.

Är det problem som kostar pengar att ej språkkunniga invandrare utför tjänster inom äldreomsorg?

– De personer vi har som har annan härkomst inom socialtjänsten kan svenska på en viss nivå, jag har inget annan uppgift. 

Finns det inget exempel när de inte kunnat kommunicera med brukaren?

 – Inget jag känner till. 

Rapporterar inte cheferna inom omsorgen detta till sin förvaltningschef i så fall, och du får veta det i din förvaltningschefsgrupp?

– Jo vi har uppe frågan på strategisk nivå i vår ledningsgrupp, men inte på brukarnivå. Det arbetet sköts inom varje förvaltning. I kommunens ledningsgrupp handlar det mer om hur vi tillsammans möjliggör så att det stöd som behövs erbjuds dem som har behov

Är frågan inte angelägen? Det handlar ju om leverans av skattefinansierad välfärd?

– Jo absolut och därför försöker vi arbeta med den som jag redan beskrivit.

Hur många procent administratörer går det åt på varje hemtjänst- eller vårdperson?

– Det kan jag inte ge dig ett svar på så här rakt av. 

En annan nämnd, Miljö och Bygg, anser jag påverkar Näringslivsrankningen påtagligt. Håller du med?

– Ja det är en viktig faktor. Vi är målfokuserade och jag känner att både den politiska ledningen som de tjänstepersoner som finns omkring mig verkligen vill förbättra den bild som man upplever visar sig i den undersökningens resultat över vårt arbete. 

– Vi har just nu många kontakter med framgångsrika kommuner inom området, med SKR, med Svenskt Näringsliv och med Företagarna och inte minst företagen som finns inom kommunen. Vi vill ha feedback och vi vill utveckla vårt arbete. Men vi vill också samverka och kroka arm. Vi behöver hjälpas åt.  

Miljö och bygg: vet folk varför de har riktlinjer?

– Ja, det tror jag, upplever att man söker stöd och hjälp, man vill göra rätt. 

Om man förstår det, kan man verka inom en zon, ett tolkningsutrymme: eller är alla riktlinjer helt statiska?

– Det finns delar som är “statiska”. Sedan finns andra delar där det finns tolkningsutrymme. Men det finns alltid ett ”Hur”, det vill säga som handlar om vår hantering, bemötande, hur snabba vi är med återkoppling och så vidare som avgör upplevelsen av vår leverans oavsett om man som invånare får bifall eller avslag på det man ansöker om.

– Min bild är att medvetenheten hos våra anställda har ökat mycket under de senaste åren. Vi vill att alla ska vara mycket nöjda med sina kontakter hos oss. Vi försöker också samverka mellan våra olika avdelningar/förvaltningar/bolag eftersom kommuninvånaren inte kan förväntas känna till hur vi är organiserade. 

– Vi har kontinuerliga möten kring olika aktuella ärenden samt att vi där också analyserar och utvärderar de synpunkter som kommit fram till oss på olika sätt i syfte att vi ska förbättra upplevelsen.

Jo, men man kan ju göra saker olika snabbt. Politiken sätter höga taxor på myndighetsutövningen, invånarna räknar med att tar man 1000-1500 kronor i timmen för myndighetsutövare, då har man proffs anställda, snabba och effektiva. Varför tar ett bygglov då 10 veckor? Och varför lika långt oavsett svårighetsgrad?

– Jag uppfattar det som att man tar hänsyn till ärendets art på ett annat vis idag än tidigare. 10 veckor är en gräns som finns när man lämnat in kompletta handlingar. Vi har ofta haft en handläggningstid på 3-4 veckor. Det vi nyligen lyft handlar om att vi behöver vara snabba med att bedöma om det är kompletta handlingar som kommit in så att man som sökande där får ett snabbt svar. Det är ju väldigt viktigt för annars blir ju i praktiken tiden länge. Jag tycker att vi har en bra dialog om att det är en väldigt viktig faktor för den sökande. När det gäller taxor så finns underlag för hur beräkningar eller bedömning gjorts för att hamna på den nivå det gör. Jag upplever att den politiska ledningen är engagerad och det ställs frågor som ibland gör att det får bli ett och annat extravarv innan man är beredd att fatta beslut.

Har man som myndighetsutövare i Vimmerby inte viljan att förändra och förenkla sitt eget arbete? I så fall, var är förslagen?

– Jag förstår kanske inte frågan…Vi förväntar oss att våra myndighetsutövare följer den lagstiftning som finns men att där det finns utrymme för tolkningar, noga funderar på vad som är möjligt där faktorer som rättssäkerhet, och effektivitet spelar in. 

– Vi vill att berörda aktörer inom kommunkoncernen ska se sin roll i samhällspusslet. Bemötandet ska alltid vara i toppklass. Trenden vad gäller de ärenden som vi hanterar visar på en väldigt god trend under de senaste åren.

Hur tung är byråkratin i Vimmerby? 

– Inte mer än i någon annan kommun. Generellt är det också min bild att den många gånger är mindre inom kommunsektorn än i annan typ av offentlig verksamhet. Vårt uppdrag är att ju att verka nära där invånarna lever, bor och verkar. Det är därför många frågor, där ansvaret för utförandet finns inom kommunkoncernen, engagerar.  Det beror också på vad du menar med “byråkrati”. Det låter kanske enbart negativt men vår roll är ju att vara både “demokratins tjänare och väktare”. 

Fotnot: 

DEL ETT: Därför tjänar kommundirektören över 100 000 kronor per månad

DEL TVÅ: Sparpaket och sjukskrivningar – "Stort politiskt fokus på detta"